準備契約とは｜年度開始前における契約事務について〜公務員の財務〜

 

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準備契約とは

会計年度独立の原則により、年度開始前に入札や契約締結を行うことはできません。
しかし、４月１日に、契約締結しなければならない案件は多数存在します。
準備契約とは、入札等の契約締結に必要な処理を年度開始前に予算が議決されることを前提とした準備行為としておこなっている非常に例外的な処理です。

 

準備契約を結ぶ流れ

準備契約の時期が始まると、契約担当係は繁忙期に入りますので、スケジュールにのっとった契約締結処理をするようにします。
事務処理上で不明な点が出た場合は、契約担当係に問い合わせます。（※契約担当係は午前中に大量の入札、業者への連絡、対応をしているため、繁忙期の問い合わせは午後かメールを指定してる自治体も多いです。）

 

�@契約の依頼

準備契約の契約依頼の期限は、毎年1月中旬（競争が15日頃、特命が25日頃）で、契約担当係窓口に依頼書を提出します。
準備契約締結依頼書は、1月上旬から財務会計システム等で作成可能となります。
昨年と仕様内容に変更がある場合は、契約締結依頼書に「変更有り」と表示する。（変更部分が分かりやすいようマーカーを引いた仕様書を添付する）

 

�A契約業者、契約金額の決定

３月中に業者と金額を決定し、契約書を取り交わします。

 

�B契約の締結処理

契約決定通知書の決裁は、新年度に入ってから処理を行います。そのため主管課への契約書の送付は、通常４月末頃になります。

 

�C契約締結後の注意点

準備契約は予算配当前に行われる処理のため、支払いにあたり必要となる支出負担行為が自動的に行われません。（自動的に予算差引簿に記帳されません。）
準備契約で処理をした案件の契約書類一式は４月中旬より順次、各主管課へ送付されます。
支払い等の関係で早めに返却が必要な場合、当該案件の契約番号と業者名を確認のうえ、契約担当課に相談します。

 

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議会に付すべき契約とは

(1)根拠法令

地方自治法９６条（議会の議決事項）

 

(2)条例指定額

�@　予定価格１億８千万円以上の工事または製造の請負契約
�A　予定価格４千万円以上の動産の買入
�B　上記以外で議決を必要とする場合
ア　予定価格が条例指定額以上で、契約金額がそれ未満
イ　当初契約金額が、条例指定額未満であるが、契約変更増によって条例指定額以上となった場合
ウ　議決を経た契約で、その増減の変更が当初契約の10/100以上となった場合

 

(3)手続きの流れ

�@　指名決裁・指名委員会（工事のみ）
�A　指名通知
�B　仕様内容の通知（工事は行わない）
�C　入札・落札者決定
�D　仮契約手続き
�E　議会へ契約について提案
�F　議会で契約について審議・議決
�G　本契約締結? → その後、工事着手
�H　議会に付す契約が発生すると、議会日程に合わせて約３ヵ月前から作業にはいる

 

契約の変更について

契約内容を安易に変更はできません。
契約依頼の際には、十分な調査・検討が必要です。
やむをえず、変更の必要が生じたときは、契約担当者と協議してから行ってください。

 

変更の事務処理方法

�@　契約変更依頼書を作成
�A　契約業者と協議書、承諾書を取り交わす
�B　契約変更決定通知書を作成

 

契約の解除について

契約の解除は将来に向かって契約を取り消すことになるため、業者からすると予定していた履行内容等が途切れてしまうことになりますので安易に行うことはできません。
やむをえず、解除の必要が生じたときは、契約担当者と協議してから行ってください。

 

解除の事務処理方法

�@　契約解除伺書を作成
�A　契約業者と協議書、承諾書を取り交わす
�B　契約解除決定伺書を作成

 

 

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