公務における請負工事契約締結の事務の流れ

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公務における請負工事契約締結の事務の流れ

1 起 工

 

設計書・図面等の作成をします。
2 起 案

 

財務会計システムより「起工兼契約締結依頼書」を作成します。
※この際、業者選定もあわせておこなう(3社)
※選定の際は、指名業者が偏らないように注意する
3 決 裁

 

「起工兼契約締結依頼書」の決裁をします。通常、課長決裁です。
4 指名通知

 

「起工兼契約締結依頼書」で選択した業者へ指名の旨を電話等にて伝える。
5 仕様書渡し

 

指名業者に対し仕様書及び設計書の引き渡しをおこなう。

 

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この際見積合せの日時、業者への指示事項もあわせて伝える。
※見積合せ業者への指示事項
業者が用意する書類・・・見積書
見積書の日付・・・見積合せ当日の日付
宛名・・・首長あて(市長など。個人名までは入れなくてもよい)
見積金額・・・消費税相当額を含まない金額
捨て印・・・見積書の欄外に押印
※見積合せの日にちは現説日から土日祝日を除く平日で中1日を空けた日にちで設定する(内容等により中1日より多く見積期間を設けることは可)

 

 

 

6 見積合せ

 

指名業者を一同に集め、業者が用意してきた見積書を提出させ、業者名と金額をその場で読み上げた後、最後に最低価格を伝える。

 

 

 

7 落札決定

 

最低価格を伝えた後、予定金額と照合し、予定金額の範囲内であれば、「予定金額内ですので最低価格○○円で梶「△が落札となります」と伝える。

 

 

8 契約書(請書)の交付

 

落札者のみを残し、あとの2社は帰させる。
財務会計システムに決定情報を入力し、「請書」・「契約締結決定伺書」を打ち出す。
「請書」に必要書類を添付し、落札業者へ手渡す。
提出期限は一週間以内とする。
※必要書類
「請書」・・・財務会計システムより打ち出し
「契約約款」・・・通常、所定の様式がある
その他、仕様書、図面等を添付し、袋とじするように落札業者へ伝える。

 

 

 

9 決定伺書の決裁

 

打出しされた「契約締結決定伺書」に見積合せで業者から徴収した見積書(3社分)を上から金額の低い順に綴り、決裁をとる(課長決裁)

 

 

 

10請書の審査

 

業者が提出した「請書」の添付書類、印鑑、収入印紙等を確認し、問題なければ「請書」の確認欄に押印する

 

11 請書完成

 

「請書」、「契約締結決定伺書」、「起工兼契約締結依頼書」の順に綴り完成

 

 

12 着 工

 

 

 

13 竣工・検査

 

 

 

通常は以上の流れで請負工事契約締結を行います。

 

なお、契約金額が高額の契約の場合、契約係が間に入る場合もあります。

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