公務の物品管理の意味を解説｜供用・管理換え、保管、回収、寄託など

保管とは

物品は、自治体の重要な財産であり、所有の目的に応じて最も効率的に使用されなければなりません。
そのためには、物品出納員を含め、物品管理者や物品の使用者は、常に良好な状態で保管する必要があり、無理、無駄のないようにすることは勿論、物品の効用を減ずることがないよう配慮しなければなりません。
※「効用を減ずる」とは、機械に錆びを生じさせ使用不可能な状況をまねいたり、印刷物類を湿らせ一部が使用できなくなる等物品の有用価値を減少させることをいいます。

 

寄託とは

物品は、通常、所管の物品出納員が良好な状態で保管しますが、特別な理由で他の出納員や自治体以外の者に保管を行わせることがあり、これを「寄託」といいます。
寄託をする場合は、あらかじめ関係する物品管理者、物品出納員と協議し、重要物品については、部長又は室長の承認を得なければなりません。
自治体以外の者に行う場合、部長又は室長は、会計管理者と協議を行うことが必要です。
（１）他の出納員に寄託する場合
寄託の決定があったときは、寄託する物品管理者は、物品出納通知書（払出）を作成し、所属の出納員に送付します。又､寄託を受ける物品管理者は、物品出納通知書（受入）を作成し、所属出納員に送付します。
この場合、受ける出納員は、相手方の出納員に受領書を渡し、速やかに受け入れをします。
（２）自治体以外の者に寄託をする場合
会計管理者と協議し決定後、部長等（事案決定者）から締結依頼をし、受託者との受託契約が行われます。

 

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供用とは

物品を取得の目的に応じて、自治体における事務又は事業の用途に供することを「供用」といい、具体的には、自治体の職員に使用させることや庁舎等に備え付けることをいいます。
物品管理者は、払出しを受けた物品の適正な供用に努めなければなりません。
（１）備 品
物品管理者は、備品の使用状況等を把握するため、備品出納簿等により使用者や供用場所等の確認をし、目的どおり適正にしかも効率的に使用されているか等、管理をしなければなりません。
（２）動 物
動物については、予定価格3 万円以上のものは、備品と同様に取り扱います。
（３）消耗品
一般の消耗品（金券類を除く）は、物品出納員が、出納通知書を整理保管して、出納簿に代えることができます。
金券類その他会計管理者が指定する物品については、「物品受払簿」を備えて、使用状況を明らかにしておくことが必要となります。
※切手、ハガキ、ごみ処理券、商品券、図書カード等
（４）材料品は、「材料品受払簿」を備えて、受払い状況を明らかにしておかなければなりません。

 

回収及び返納とは

物品の使用者が、退職や休職などで使用する必要がなくなったときや、磨耗等で使用出来なくなったときは、物品管理者は、直ちに回収します。回収したときは、他の職員に使用させる場合を除き、出納員に返納することになりますが、この場合物品出納通知書により出納員に通知します。
出納員は、通知を受けたときは、物品管理者から物品を受入れ、保管します。
必要がないものとして受けた物品について、再度供用をするか他の出納員に所属換を行う等有効利用を図ります。
又、供用することができないものとして返納を受けた物品については、不用品への組替えをする等の処理手続きが必要です。

 

所属換えとは組織の変更や事務事業の終了等によって、供用中の物品や保管している物品を他の所属へ移し、効率的に使用することを「所属換え」といいます。
所属換えが必要かどうかを関係の物品管理者と協議し、決定をします。ただし、重要物品については、部長又は室長の承認を得ることが必要です。
所属換決定後、物品の引渡しをする物品管理者は、物品出納通知書を作成し、所属の出納員と受入れをする物品管理者に通知します。
受入れをする物品管理者は、内容を確認し、所属の出納員に送付します。
この所属換えの手続きは、課等を単位として分類していますので、この分類を変更する場合は、必ずこの手続きが必要です。