物品会計が分からない!物品会計事務に伴うQ&A

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物品会計が分からない!物品会計事務に伴うQ&A

T 物品の購入について

 

1.物品の出納手続は、いつ行うか?

 

物品の受入に伴う出納手続は、受入を行った直後に行います。これはその物品を供用するために、物品出納通知書を作成し、物品出納員が物品管理者に払出を行うためであり、この手続きを行わないと、厳密に言えば物品を供用(使用)することができないからです。

 

なお消耗品については、納品書がある場合は納品書をもって出納手続きを行いますが、前渡金で購入する消耗品(金券類等)の場合は、物品出納通知書を作成しなければなりません。

 

 

 

2.出納手続きを省略できる物品とは?

 

物品の受入を行った際は、必ず出納手続きを行うことが原則です。例外として、受入から消費まで、同時に行われたり、物品の性質等により出納手続になじまない場合は、出納手続きを省略(納品書等の出納手続欄の決裁を省略)することができます。

 

【例】新聞、雑誌、会議等の現場で受入、消費する物品等

 

 

 

3.備品の基準額とは?

 

購入予定価格が3万円以上の場合は備品となります。見積書を徴した後の決定価格が3万円未満となった場合でも備品となりますので、特に3万円前後の物品を購入する際には、定価だけで判断せず、見積書を確認するなど金額を精査する必要があります。

 

ただし、基準額に関わらず備品、若しくは消耗品として扱う物品もあります。

 

【例】金額に関わらず備品となる物品・・・・・・・職員用事務机・椅子など

 

金額に関わらず消耗品となる物品・・・・・・書籍、DVDソフト等

 

※記念品など贈与を目的として購入される物品は、消耗品として扱います。

 

 

 

 

 

U 備品の登録について

 

1.備品登録を行ったかどうかの確認方法は?

 

契約行為を行った備品の登録について、登録処理を行ったかどうかを確認することができます。

 

2.備品登録の入力内容で注意することは?

 

@係の所在場所コードが設定されている場合は?

 

所在場所コードは、同一の物品出納所属内(課など)において、実際の備品の使用場所が離れていたり、所在をより明確にしたりするために付与しており、全学校のほか、所属からの依頼で係ごとに付与する場合があります。

 

登録時には、その備品を実際にどこで使用するか、またその場所に所在場所コードが設定されているかを確認し、設定されている場合は入力してください。なお、学校の所在場所コードは各学校名となっていますが、登録時には同様に入力してください。

 

 

 

A規格には何を入力するのか?

 

登録時に入力する備品の規格には、備品を備品台帳を照合する際に判別できるよう、メーカーや型番など入力してください。

 

 

 

B該当する品名が無い場合は?

 

備品を登録する際、財務会計システムの品名コードの一覧の中に、該当する品名がない場合があります。財務会計システムの品名には、自治体で使用する物品の区分を明確にし、物品管理を適正にする役割がありますが、所有する備品の個数が少ない場合は「その他」という品名を使用して対応しています。今後大量に購入する予定がある等により「その他」という品名ではなく固有の品名が必要な場合は、新たに品名を作成する協議が必要となりますので、会計室にご相談ください。

 

 

 

C誤って入力してしまった場合は?

 

登録した内容に誤りがある場合、登録処理を行った日を含め3日以内であれば、帳票を取り消し、再作成することができます。

 

また3日以上経過した場合は、台帳編集処理により、金額等を除いて修正することができます。ただしこの修正は、帳票を再発行しても反映されません。台帳編集処理で修正できない箇所(品名等)については、会計室にて修正しますので、備品台帳修正依頼書を提出してください。

 

V 所属換時について

 

1.所属換の処理後の物品出納通知書(所属換等)はどこで保管する?

 

所属換の処理を行った際に発行される物品出納通知書は、払出を行う所属での決裁が終了後、払出先の所属に送付し、決裁後は払出先の所属で保管します。なお、組織改正により同一の出納所属内での所属換えを行う場合は、決裁の必要はありません。

 

 

 

2.組織改正がある場合に行う備品の異動処理は?

 

組織改正により物品の出納所属の変更(部の変更も含む)がある場合は、組織改正後の各所属において、組織改正前の所属での異動処理を行う必要があります。課の名称が変更になっただけの場合も同様の処理が必要です。

 

特に、組織改正前の複数の所属が組織改正後も複数の所属になる場合は、それぞれの備品を組織改正後所属に振り分けなければいけないため注意が必要です。なお、処理を行うにあたり、組織改正後の各所属コードの設定(4月の第一週頃)を行ってから、旧年度の備品異動期限内に行う必要があります。(異動日は4月1日付になります。)

 

 

 

W 物品の組替について

 

1.廃棄の決定をする前に検討することは?

 

供用している物品が使用の目的が無くなった場合や、破損や故障した場合は、不用品への組替処理を行う必要があります。ただし安易に不用品への組替を行わず、他の所属で活用ができないか、修理等を行うことができないかを十分検討し、また不用品への組替を行う際も、売却が可能かどうかも考慮し処理を行ってください。

 

 

 

2.重要物品の組替を行った場合の承認処理とは?

 

重要物品の組替処理を行った場合、会計室での承認が必要となります。発行される物品組替通知書は所属での決裁後、会計室に必ず送付してください。会計室にて承認処理・決裁を行った時点で、その備品の組替処理が完了したことになります。

 

なお、重要物品の組替通知書は承認処理を行った後、会計室で保管します。

 

 

 

X その他

 

1.車両を下取りさせて、新たに購入した場合の価格は?

 

車両の購入に伴い旧車両を下取りさせる場合、新たに購入した車両の価格は「車両の購入価格+下取り金額」となります。備品登録時に注意してください。

 

 

 

2.物品を売却する際に、売却金額を戻入する科目がない場合は?

 

物品を売却する際、その売払い収入を戻入する科目が無い所属については、既存の戻入科目を使用しますので、その科目を使用する権限使用の設定を財政課に依頼してください。

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