物品の貸付、過不足処理、残品整理など公務員が行う物品事務を解説

物品の貸付け

物品は、事務事業遂行のために必要なものですから、貸付けることを目的とする物品（図書館の図書等）以外は、貸付けをしないのが原則です。
例外的に、事務事業に支障のない場合に限り、貸付けを行うことができますが、この場合、貸付期間は特別な事情がない限り三箇月以内とされています。
貸付けをするかどうか、有償とするのか、無償とするのか、その期間をどうするのか等決定する必要があります。
これは、事業の内容により、決裁権者が事案の決定を行いますが、貸付け手続きは、供用中の物品については、物品管理者が貸付けの相手から受領書を取り、物品を引渡します。なお、物品管理者又は物品出納員は、貸付品整理簿を備えて、貸付物品の整理をしなければなりません。
※「特別な事情」とは、三箇月を超えて貸し付けるべき行政上の必要性があり、かつ、当該貸し付けにより、物品が利用できないことによる支障が生じない客観的事情のことをいいます。三箇月を超えて貸付けを行う場合は、会計室との協議が必要です。

 

物品の過不足の処理

物品の性質によっては、保管する過程において増減が生じることがありますが、その状況を明確にし、事務事業を円滑に遂行するため、物品出納員は物品管理者に発生した過不足について、過不足調書により物品管理者に通知を行います。物品管理者は、その実態に応じて補充その他の措置をとることになります。

 

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残品の整理

物品は、使用できる状態にある限り継続的な活用を図り、無駄を生じないように配慮しなければなりません。
特に、年度の切替時には、残品を確認し、翌年度に繰越整理をして、十分な活用を図る必要があります。
このため、物品出納員は、年度末現在の保管物品については、物品管理者の通知の有無にかかわらず繰越の通知があったものとして整理しなければなりません。
物品管理者が受払簿を備えて管理している金券類、材料品についても物品出納員と同様の取り扱いをすることが必要です。
又、事業の打切り、終了等の場合で残品があるときは、所属換等の方法により効率的な供用を図らなければなりません。
又、物品管理者が受払簿を備えて管理している金券類、材料品についても物品出納員と同様の取り扱いをすることが必要です。

 

供用備品の整理・報告

物品管理者は、備品、動物については、原則として、財務会計システムへの登録を行って管理をしていることから、システムより出力された帳票を整理することにより、適正かつ効率的に管理することになります。
そして、このシステムを十分機能させ、備品等の管理を確実に行うため、物品管理者は、毎年度三月末現在における財務会計システムの記録事項と備品、動物とを照合し、数値や内容に誤りがないことを確認して、その結果を会計管理者に報告しなければなりません。
重要物品の記録及び管理
別に会計管理者が指定する物品（取得価格が100 万円以上の備品・動物で、重要物品として指定されています。）の増減及び現在高（9 月末と3 月末現在…年二回）について、「財産に関する調書」が作成され、議会や住民に公表されます。