公務員の支出事務について、基本的なこと

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公務員の支出事務について、基本的なこと

基 本 的 な ル ー ル

地方公共団体の行う予算の支出等については、地方自治法により厳格に定められています。
(1)支出負担行為を行わなければ予算の支出はできません。(地方自治法 第232条の3)
(2)予算計上されていないもの、法令に違反するものの支出はできません。債務履行の確認がされていないものの支出はできません。(地方自治法 第232条の4)
(3)債権者のためでなければ支出をすることはできません。(地方自治法 第232条の5)

地 方 自 治 法( 抜 粋 )

(支出負担行為)
第二百三十二条の三 普通地方公共団体の支出の原因となるべき契約その他の行為(これを支出負担行為という。)は、法令又は予算の定めるところに従い、これをしなければならない。
(支出の方法)
第二百三十二条の四 会計管理者は、普通地方公共団体の長の政令で定めるところによる命令がなければ、支出をすることができない。
2 会計管理者は、前項の命令を受けた場合においても、当該支出負担行為が法令又は予算に違反していないこと及び当該支出負担行為に係る債務が確定していることを確認したうえでなければ、支
出をすることができない。
第二百三十二条の五 普通地方公共団体の支出は、債権者のためでなければ、これをすることができない。
2 普通地方公共団体の支出は、政令の定めるところにより、資金前渡、概算払、前金払、繰替払、隔地払又は口座振替の方法によつてこれをすることができる。

支出負担行為者 → 室長・課長・学校長・館長など
収 支 命 令 者 → 室長・課長・学校長・館長など

支 出 負 担 行 為(支出の意思決定)に つ い て

(1)「支出負担行為」とは、いったい何のことでしょう?
地方自治法第232条の3には「普通地方公共団体の支出の原因となるべき契約その他の行為(これを支出負担行為という。)は、法令又は予算の定めるところに従い、これをしなければならない。」とあります。
つまり、支出負担行為を行わずに公費を支出することはできません。
では、どのような行為を支出負担行為と言うのでしょう。
簡単に言えば、@支出する金額を、A適切な時期に、B定められた書類で、支出の意思決定をすることです。

 

さらに、予算執行する会計年度の区分には、支出負担行為の属する日を会計年度とするケースが多いので、注意が必要です。
地方自治法施行令第143条(歳出の会計年度所属区分)
(2)具体的には、どのように支出負担行為を行えば良いのでしょう。
物品の購入など、契約を締結するものは、契約行為そのもの(契約書の作成等)が支出負担行為となります。
契約以外の支出の意思決定は、文書管理システムを使用して、職務権限規程に定められた決裁区分により行います。
この場合、支出命令書発行のために、財務会計システムで「支出決定原議(支出負担行為書)」の作成も必要になります。
※ 財務会計システムの「支出決定原議(支出負担行為書)」は、システム内に支出負担行為のデータを与えるためのもので、支出の意思決定を行うためのものではありません。
※ 例外として、支出命令の手続に合わせて支出負担行為の手続を行うことができるものがあります。

支 出 命 令 書 作 成 の ル ー ル

(1)支出命令書には「請求書」の添付が必要です。
(2)請求書の内容を確認するのは収支命令者の義務です。
(3)口座振替の方法で債権者に支払を行う場合には、「支払金口座振替依頼書」の添付が必要です。
(4)支出命令書は、手書きの訂正や追記ができません。

シ ス テ ム 上 の 制 限

(1)口座振替による執行希望日の入力制限について

 

実際に支出命令書を起票する日から、執行希望日までの間に、3営業日以上の日数がないと、口座振替での支払はできません。
入力時に起票日を遡っても、起票できません。

 

(2)口座振替による金融機関口座名の入力について
すべて、半角大文字のカタカナで入力します。
ただし、株式会社を「 カ ) 」と表記する場合などの「 ( 」「 ) 」については、半角英数での入力になります。

 


× 「 シ ョ ウ ワ 」→○ 「 シ ヨ ウ ワ 」

 

(3)外字使用の制限について
債権者の氏名や住所などを入力する際、外字の使用はできません。
外字は、システムの画面上には表示されますが、プリントアウト時には紙媒体上に印字されません。
外字に近い文字を使用するか、カタカナで入力します。

 


○ 兼田 太郎
○ カネダ タロウ
(4)特例的な支出方法の組合せについて
科目集合支出や債権者集合支出の場合、前金払・概算払・資金前渡はできません。

支 払 遅 延 防 止 法 に つ い て

聞きなれない言葉かもしれませんが、正式には「政府契約の支払遅延防止等に関する法律」で、地方公共団体にも準用されます。
これは、契約の相手方がその内容を履行した際に、速やかに検査・確認を行い、また、対価の支払いをするよう定められた法律です。
債権者は、首を長くして入金を待っています。
自治体と業者間の信頼関係を損ねないためにも、支払遅延は絶対に避けましょう。

 

それぞれ下記の条項に定められています。

 

(1)契約書に必須の記載事項・・・第4条
(2)検査・確認の時期・・・第5条
(3)対価の支払時期・・・第6条
(4)支払遅延に対する利息・・・第8条
(5)支払を遅延させた職員の懲戒処分・・・第13条

政府契約の支払遅延防止等に関する法律 (抜粋)

(政府契約の必要的内容事項)
第四条 政府契約の当事者は、前条の趣旨に従い、その契約の締結に際しては、給付の内容、対価の額、給付の完了の時期その他必要な事項のほか、次に掲げる事項を書面(電磁的記録( 中 略 )を含む。)により明らかにしなければならない。ただし、他の法令により契約書( 中 略 )の作成を省略することができるものについては、この限りでない。
一 契約の目的たる給付の完了の確認又は検査の時期
二 対価の支払の時期
三 各当事者の履行の遅滞その他債務の不履行の場合における遅延利息、違約金その他の損害金
四 契約に関する紛争の解決方法
(給付の完了の確認又は検査の時期)
第五条 前条第一号の時期は、国が相手方から給付を終了した旨の通知を受けた日から工事については十四日、その他の給付については十日以内の日としなければならない。(支払の時期)
第六条 第四条第二号の時期は、国が給付の完了の確認又は検査を終了した後相手方から適法な支払請求を受けた日から工事代金については四十日、その他の給付に対する対価については三十日以内
の日としなければならない。
(支払遅延に対する遅延利息の額)
第八条 国が約定の支払時期までに対価を支払わない場合の遅延利息の額は、約定の支払時期到来の日の翌日から支払をする日までの日数に応じ、当該未支払金額に対し財務大臣が銀行の一般貸付利
率を勘案して決定する率を乗じて計算した金額を下るものであつてはならない。(但し書き略)
2 前項の規定により計算した遅延利息の額が百円未満であるときは、遅延利息を支払うことを要せず、その額に百円未満の端数があるときは、その端数を切り捨てるものとする。(懲戒処分)第十三条 国の会計事務を処理する職員が故意又は過失により国の支払を著しく遅延させたと認めるときは、その職員の任命権者は、その職員に対し懲戒処分をしなければならない。

 

遅延を避けるため、支出命令書は、出来る限り早く、余裕をもって送付しましょう。

禁 止 事 項

法令等に抵触する可能性があるにもかかわらず、様々な自治体で散見される2点について説明します。

 

(1)立替え払いについて
前渡金を受けて出先の現場で支払いをしようとした時に、金額に不足があることが分かった場合に、その不足金を自分の私費で支払ってしまうような事例です。
<立替え払いの例>
専門書の購入にあたり、予算編成時の調査では1冊が3,000円で、10冊必要なので30,000円の予算計上をした。
当年度になり、30,000円の前渡金を受けて買いに出かけた。
現地に行くと、価格改定により1冊が3,100円になっていたことが判明し、合計で1,000円不足になってしまった。
職場に戻るのが面倒なので、自分の私費から1,000円を立替えて支払いをし、受領額31,000円の領収書を受取って帰ってきた。
前渡金の精算はどのようにすればよいのか。
<精算方法>
議会の承認した予算は、3,000円×10冊であり、31,000円の内の30,000円ではありません。
自治法上、予算措置のされていないものの支出は認められていません。
また、前渡金の支払は、支出負担行為の際に決定した使途と算出基礎に制約されており、それ以外の支出は認められません。
したがって、前渡金の支出はできず、30,000円全額戻入になります。
<前渡金不足時の対応方法>
前渡金の支払現場で不足金が判明した場合は、面倒でもいったん職場に戻り、全額戻入の精算を行い、改めて正しい金額の前渡金を受けます。
<汚職への懸念>
公金を私費で立替えるなどの公私混同をしてしまう職員は、これを繰り返すうち、だんだん感覚が麻痺してくると、私費分の支払いを公金でするなど、汚職につながる可能性があります。
立替え払いは絶対にいけません。

 

(2)書類の改ざんについて
職員の手で支出命令書などが、安易な意識で改ざんを加えられたものがあります。
軽い気持ちで行ったことが、大きな事態を招くこともあるので、その例を紹介します。
平成24年に大阪府警北堺署の男性巡査部長が「消せるボールペン」で調書を作成した上、勝手に改ざんをした事件が発生しました。
巡査部長は、虚偽有印公文書作成・同行使容疑で大阪地検に書類送検され、減給10分の1(6カ月)の懲戒処分も受けました。
その後、大阪府警は、消せるボールペンを使用しないよう注意喚起する文書を出しています。
公文書の作成に、鉛筆や消せるボールペンなど、後々容易に改ざんを可能にしてしまうような筆記具を使用することは、容認されることではありません。
さらに、改ざん行為を行うことは、文書偽造の罪に問われます。

 

例えば
業者から受領した請求書の請求日を、砂消しゴムで消して改ざん

刑法159条2項(私文書偽造等)3月以上5年以下の懲役

 

完了届の検査日を、砂消しゴムで消して改ざん

刑法156条(虚偽公文書作成等)1年以上10年以下の懲役

 

私たちの知識不足と安易な行為が、非常に重たい罪になることがあります。
公金支出の根拠となる証拠書類(請求書など)を、修正液や砂消しゴム、消せるペンなどで改ざんすることは、絶対に行ってはいけません。
訂正が必要になった場合は、必ず「訂正印を使用して、適正に訂正」しましょう。

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