公務における公共料金の支払いの仕組み〜公務の支出の特例〜

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公務における公共料金の支払いの仕組み〜公務の支出の特例〜

(1)? 公共料金の口座自動振替による支払
電気、ガス、水道、電話(携帯電話は除く)及び放送受信(既設分のみ)に係る料金(公共料金)は、口座自動振替の方法により支払うことができます。市長は、全庁的にまたがるこの処理を行うため、総務部総務課長を公共料金の口座自動振替の事務を取り扱う者(公共料金総括管理者)として指定しています。
公共料金総括管理者は、各部長からの委任に基づき、毎月の口座自動振替に要する資金の受領(資金前渡)とこれの管理、さらに精算・戻入・追加支出の処理を会計管理者と協議のうえ行っています。

 

(2)? 公共料金の支払の仕組み

 

@ 主管課は、各企業と契約を行います。
A 会計室に公共料金口座自動振替払(変更)届書を提出します。
B 会計室は、契約銀行に預金口座振替依頼書を提出すると同時に、公共料金システムにお客様番号・予算科目データを登録します。
C 各企業からの請求により、総務課長名義の口座から自動振替支払が行われます。
D 前月分の支払データが銀行から会計室にFDで送付されます。会計室は、公共料金管理システムにより精算・戻入金額と追加支出の金額を算出します。
E 精算書と追加支出に伴う支出命令書、さらに翌月分の資金前渡に伴う支出命令書を作成し、総括管理者に引渡しします。

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F 総括管理者は、精算書と支出命令書を決裁し、会計室へ渡します。
G 審査・執行処理後、会計室は総務課長名義の口座から戻入額を払い出し、また前渡金を入金します。
H 会計室は、お客様番号別の口座振替額等の各種データを、財務会計システムの検索メニューに提供します。
I 年度当初前に、主管部(室)は、会計室を経由して事務委任の委任状を総務部長に提出します。
J 年度当初前に、会計室はみずほ銀行と公共料金データFDの作成委託の契約を行います。

 

(3)? 口座自動振替に伴う事務
@ 口座自動振替の申し込み
主管課は、口座自動振替払を希望するときは、会計室に「公共料金口座自動振替払変更届書」を提出しなければなりません。会計室では、これに基づき「公共料金預金口座振替依頼書」を作成して契約銀行に提出し、口座自動振替の申し込みを行います。
しかし、実際に口座振替が開始されるのは1〜2箇月後になりますので、それまでの間は、各企業からの請求書に基づき、主管課が支出命令書で支払います。

 

A 前渡金額の算出
会計室では、公共料金システムにより、前年同月の支払額の1.2倍程度の金額を自動的に算出し、主管課の該当科目から差し引きをします(当年度の予算残の範囲内で)。また、精算後に追加支出の必要が生じた場合にも、自動的に差し引きを行います。
B 年度末の留意事項
3月使用分の公共料金の支払額は4月末にならないと確定しないため、3月分前渡金についての精算・戻入は5月当初に行います。
予算不足の生じる科目については、あらかじめ、予算流用等の処理を行ってください。
C 公共料金の還付金の戻入処理
ア 預金口座に企業からの還付金の入金があったときは、会計室はこれを調査して、該当の主管課に通知します。
イ 主管課は、これを基に財務会計システムで歳出戻入決定書と納付書を作成して戻入の手続きを行い、納付書を会計室に送付します。なお、戻入金が前年度に属する場合には、調定決定書を作成して雑入に収入します。
ウ 会計室は、預金口座から戻入金を払い出し、納付書により該当科目に収入します。
D 予算執行状況の確認
会計室で資金前渡・精算・戻入・追加支出のシステム処理を行うと、主管課の帳簿 (歳出予算推定差引簿、前渡金整理簿)に自動的に記帳されますので、必ず確認してください。

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