公務員の物品会計を分かりやすく解説!備品と消耗品の違いなど

公務員の物品会計を分かりやすく解説!備品と消耗品の違いなど

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公務員の物品会計を分かりやすく解説!備品と消耗品の違いなど

物品会計事務に伴うQ&A

物品の出納手続は、いつ行う?→受入を行った直後
出納手続きを省略できる物品は?→新聞、雑誌など
「備品」扱いになるのはいくらから?→3万円

 

などなど、担当者からよくある質問をQ&A方式で詳しく解説していきます。
詳しくはこちら:物品会計事務に伴うQ&Aを分かりやすく解説!公務員の財務

 

 

物品の貸付、過不足処理、残品整理のやり方

基本的に公務員が扱う物品は、貸出しを想定している図書館の書籍などを除いては貸付けませんが、例外的に可能な場合もあります。その際の注意点などを解説します。
また、物品に過不足が生じたときの「過不足調書による通知」や、年度切り替え時の「残品整理」にも触れていきます。
詳しくはこちら:物品の貸付、過不足処理、残品整理など公務員が行う物品事務を解説

 

 

物品の引継ぎ、検査などのやり方

物品管理者や物品出納員が異動した場合など、双方立会いのうえ帳簿及び関係書類と現品を照合し引継ぎ報告書を作成しつつ引継ぎが必要になります。
また、物品は適切に管理するため、年に一度検査する必要があります。
物品がなくなった、壊れてしまったときの対応や、それが故意もしくは重大な過失によって起きた場合の損害賠償についてもご説明します。
詳しくはこちら:公務の物品管理事務を解説!引継ぎ、検査、監督責任、事故、損害賠償

 

 

集中購入物品、物品の組替・処分・修繕

どの係でも使うようなペン、印刷用紙、色紙などは、係でバラバラに購入するよりも課で取りまとめて購入したほうがスケールメリットで経費をおさえることができます。これを「集中購入物品」と呼びます。

 

物品の区分には、「備品」、「動物」、「消耗品」、「材料品」、「不用品」の5区分があります。
例えば「備品」が修繕でもどうしようもない場合は「不用品」に移し替える必要がありますが、その際は「組替え」という処理が必要になります。
さらに不用品となった物品は「売却」や「廃棄」という選択肢が出てきますが、その際の注意点も解説していきます。
詳しくはこちら:集中購入物品の直接引渡し、組替え、不用品の処分、修繕とは

 

 

「出納」しなくて良い物品とは

「出納(すいとう)」とは「金銭や物品を出し入れすること」をいいます。
自治体の財産である物品は、出納手続きを厳正に行うことが原則です。
しかしそれにそぐわない物品があるのも事実で、その場合は出納事務を省略することができます。
例えば、その場ですぐに消費される物品である賄品(ex:生徒の給食用のパン、牛乳等)がそれに当たります。
詳しくはこちら:物品の出納とは?正しい読み方、出納を省略できる物品を解説

 

 

保管、寄託、供用、回収及び返納

物品管理で覚えておいたほうが良い考え方が、保管、寄託、供用、回収及び返納です。
保管・・・物品の効用を減ずることがないよう配慮しつつ保存すること。
寄託・・・他の自治体などに物品を保管してもらうこと。
供用・・・物品を職員などが使えるようにすること。
回収及び返納・・・使う必要がなくなった、摩耗で使えなくなった場合には物品管理者が回収し、出納員に返納する。
詳しくはこちら:公務の物品管理の意味を解説|供用・管理換え、保管、回収、寄託など

 

 

「受け入れ」と「払い出し」

物品の「出納」は物品管理者の通知に基づき、物品出納員がその内容を現品と照合・確認を行い、物品を受入れ・払出しをして、その内容を正確に記録、整理し、保管状況等明らかにしておかなければなりません。
自分の部署で契約を結んで物品を購入する例が一番多いと思いますが、この場合は物品の「受入れ」の直後に供用のための「払出し」が行われています。
一方他部署が一括購入し、「用品出納通知書」により初めて「払出し」が行われる例もあり、その場合は「受入れ」と「払出し」にタイムラグあります。
詳しくはこちら:物品の払出しの意味とは?受入などの公務員の物品出納事務を解説

 

 

物品管理者、会計管理者、物品出納員

物品管理者・・・首長から委任を受けた課長があたる。出納機関に出納通知を出す「出納通知者」。担当する事務事業のために必要な物品を調達し、適切な供用を図る立場にあります。
会計管理者・・・自治体の物品管理事務が適正かつ効率的に行われるための統括責任者の立場にあり、物品管理者や物品出納員等の行う物品管理が法令、規則に基づいて適正に実施されているかを監督する責任があります。
物品出納員・・・会計管理者の事務の一部の委任を受け、所属の物品の出納、保管事務を取り扱います。物品出納員は、庶務事務を取り扱う係長があたります。
詳しくはこちら:物品出納員とは?出納員の意味と役割を分かりやすく解説

 

 

備品、動物、消耗品、材料品、不用品の分け方

物品は、その形状、品質、耐久度及び使用目的によって整理区分され、備品、動物、消耗品、材料品、不用品の5種類に区分しています。
備品・・・税込み金額3万円以上。形状、性質を変えることなく、長期間継続して使用に耐える物品のこと。
動物・・・動物園や公園で鑑賞などのために飼育する動物のこと。3万円以上は備品。未満は消耗品。
消耗品・・・税込み金額3万円未満。使用することにより、短期間で消耗又は破損しやすい物品
材料品・・・工事などのために消費される物品のこと。価格にかかわらず材料品として取り扱う。
不用品・・・老朽化や修理不能で使用できなくなった物品のこと。
詳しくはこちら:備品と消耗品の違いとは?自治体の物品の定義を分かりやすく解説

 

 

法律上の「物品」の定義

地方公共団体における財産は、自治法第237 条に定められており、公有財産、物品及び債権並びに基金の4種類に区分されています。その中でも「物品とは、地方公共団体の所有に属する動産(現金等を除く)及び借用・占有動産」と規定されています。(自治法第239 条)
詳しくはこちら:物品管理法における備品と消耗品|占有公有財産との違いは?

公務員の物品会計を分かりやすく解説!備品と消耗品の違いなど記事一覧

物品の購入について1.物品の出納手続は、いつ行うか?物品の受入に伴う出納手続は、受入を行った直後に行います。これはその物品を供用するために、物品出納通知書を作成し、物品出納員が物品管理者に払出を行うためであり、この手続きを行わないと、厳密に言えば物品を供用(使用)することができないからです。なお消耗品については、納品書がある場合は納品書をもって出納手続きを行いますが、前渡金で購入する消耗品(金券類...

物品の貸付け物品は、事務事業遂行のために必要なものですから、貸付けることを目的とする物品(図書館の図書等)以外は、貸付けをしないのが原則です。例外的に、事務事業に支障のない場合に限り、貸付けを行うことができますが、この場合、貸付期間は特別な事情がない限り三箇月以内とされています。貸付けをするかどうか、有償とするのか、無償とするのか、その期間をどうするのか等決定する必要があります。これは、事業の内容...

(1)物品管理者及び物品出納員の事務引継ぎ@ 物品管理者や物品出納員が異動したときは、前任者は速やかに担当した物品事務を引継がなければなりません。A 前任者が死亡や休暇などの事故のために事務の引継ぎが出来ないときは、その上司は他の職員を命じて引継ぎをすることになります。B 組織の変更などで、物品管理者や物品出納員の担当事務の全部又は一部が変更したときにも、引継ぎが必要となります。C 引継ぐ物品が備...

集中購入物品の直接引渡し同種の物品等は、予算を主管する課ができるだけまとめて購入すると、経費の節減になります。又、購入した物品を他の課等に直接納入させると、所属換えの手続きをすることなく出納手続きを行うことができます。集中購入制度は、このような利点を追求する物品調達制度のひとつで、学校備品の購入などは、この方法で行っています。予算を執行する物品管理者は、物品の購入決定があったときは、受入れをする物...

物品は自治体の財産であり、出納手続きは厳正に行うことが原則です。出納の読み方は正しくは「すいとう」と読みます。しかし例外として、使用目的や使用場所により受入れ、払出し、消費が同時に行われたり、性質的に一般の出納手続きになじまない物品は、出納手続きを省略するこができます。省略する場合は、物品出納員に対する出納通知は必要としませんので、納品書、請書兼納品書の出納手続欄の決裁は、不要となります。省略でき...

保管とは物品は、自治体の重要な財産であり、所有の目的に応じて最も効率的に使用されなければなりません。そのためには、物品出納員を含め、物品管理者や物品の使用者は、常に良好な状態で保管する必要があり、無理、無駄のないようにすることは勿論、物品の効用を減ずることがないよう配慮しなければなりません。※「効用を減ずる」とは、機械に錆びを生じさせ使用不可能な状況をまねいたり、印刷物類を湿らせ一部が使用できなく...

T.受入れ物品の「出納」は物品管理者の通知に基づき、物品出納員がその内容を現品と照合・確認を行い、物品を受入れ・払出しをして、その内容を正確に記録、整理し、保管状況等明らかにしておかなければなりません。自治体の所有に属する備品については、財務会計システム等に記録し、管理をします。(1)購入等に伴う受入れ物品の購入契約、製造の請負契約や委託契約など、契約の方法により物品を取得する場合です。通常、物品...

物品会計の機関は、金銭会計と同様に通知機関(首長)と出納機関(会計管理者)との二つの機関によって事務処理を行い、公正の確保と効率的な運用を図ることを趣旨としています。これは、会計法の原則であり、自治法第170 条によって物品の出納、保管を会計管理者の職務権限として規定していますが、現実の物品の出納は、自治令第170 条の3によって地方公共団体の長の通知がなければ行うことができないとしています。(1...

物品は、その形状、品質、耐久度及び使用目的によって整理区分され、備品、動物、消耗品、材料品、不用品の5種類に区分しています。(1)備品の定義形状、性質を変えることなく、長期間継続して使用に耐える物品をいいます。自治体が所有する備品については、財務システム等に記録し管理します。@ 消費税相当額を含んだ購入予定価格が、3万円以上の物品を備品として取り扱います。A 事務用の机、椅子、寄贈された美術品は、...

1物品管理の原点自治体は、住民のための各種事務事業を執行するために、様々な種類の財産を保有しています。これらの財産は、住民からの信託を受け、取得したものであり、適切な管理と有効な運用を図っていく責任と義務を負っています。地方財政法第8 条は、「地方公共団体の財産は、常に良好の状態においてこれを管理し、その所有の目的に応じて最も効率的に、これを運用しなければならない。」と規定しています。物品は、財産...

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