公務における物品の出納|受入れと払出しとは

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公務における物品の出納|受入れと払出しとは

T.受入れ
物品の「出納」は物品管理者の通知に基づき、物品出納員がその内容を現品と照合・確認を行い、物品を受入れ・払出しをして、その内容を正確に記録、整理し、保管状況等明らかにしておかなければなりません。
自治体の所有に属する備品については、財務会計システム等に記録し、管理をします。
(1)購入等に伴う受入れ
物品の購入契約、製造の請負契約や委託契約など、契約の方法により物品を取得する場合です。通常、物品出納員は、物品を受入れた直後に物品管理者に供用のための払出しをします。
(2)生産品等の受入れ
物品は(1)の契約等による取得以外に、生産、発生、贈与、寄附などによって物品を取得する場合もあります。その場合においても、受入れの決定がされた際には、物品出納通知書を作成し当該物品の受入れをします。
@ 材料品を使用して生産された動産
「例」戸棚、本棚等。(異動事由は「収得」とする。)
A 作業、製作、工事等により発見、発生した動産
「例」工事現場で掘り出した鉄屑等。(異動事由は「収得」とする。)
B 贈与、寄附された動産又は交換により受入れる物品
「例」事業のために使用してほしい旨、物品の寄贈があった場合等。(異動事由は「寄贈品採納」とする。)
C 「財産の交換、譲与、無償貸付等に関する条例」により、交換の決定がされた動産。(異動事由は「寄贈品採納」とする。)
D 区公有財産管理規則の適用を受けなくなった不動産、船舶等の従物。
「例」建物の従物とされていたエアコンを建替え等により建物から取り外し、引き続き他で使用する場合等。(異動事由は「収得」とする。)
E 不用となった新聞、官報その他これらに類する物品。
「例」不用となった新聞、雑誌等売却可能な物品を受入れる場合等。(異動事由は「収得」とする。)
F 借用動産
使用賃借契約又は賃貸借契約に基づき使用のために借受け、受入れる物品。
「例」レンタル、リースにより使用するパソコンやコピー機等。(異動事由は「借入れ」とする。)
G その他受入れを適当と認める物品。

 

U.払出し
(1)供用物品の払出し
担当課で直接購入する物品は、その課の事務事業のために使用するので、通常は、受入れと同時に払出すことになります。物品出納員は、物品出納通知書に物品管理者の受領印をとつて物品を引渡します。
(2)用品の払出し (会計室で一括購入する物品)
会計室では、共通使用の事務用品を指定し、一括購入・払出しを行い、経費節減と計画的な受払いを行って、物品管理の適正を図っています。
物品管理者が、この用品の払出しを受けるためには、物品出納通知書に代えて用品出納通知書により会計管理者に通知します。会計管理者は、用品引渡書により供用のための払出しをします。
(3)贈与物品等の払出し
物品は、事務事業遂行を目的として、使用しますが、特別の事情がある時は、自治体外の者に交付するために払出す場合があります。
この場合は、払出すことの決定が必要となり、決定があった場合、物品管理者は、物品出納通知書により出納員に通知をします。出納員は、受領印を徴し物品を引渡します。
なお、供用中の備品を贈与する場合は、消耗品への組替えが必要となります。
組替えをする備品が、重要物品については、部長又は室長の承認と、会計管理者への通知が必要となります。
@ 不用品以外の売払いを目的とする物品
売渡しのための生産品等が該当します。
A 贈与、寄附又は交換のために払出す物品
※長寿対策事業などの記念品の贈与、行事のための物品の助成等が該当します。
当初から、寄附、配布又は支給する目的で購入する物品は、備品的性質の物品であっても、一般需用費で購入し、消耗品として取り扱います。
B 工事、製造の請負契約に伴う支給材料
材料品を支給して、特定の工事や物の製造を行わせる場合が該当します。
C 借用動産
レンタルやリース等により、借入れた物品を返却する場合等が該当します。また、いったん返却したパソコンを、寄附の申し出を受け、再度受入れる場合は、(贈与、寄附等により)受入れます。

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