内容証明郵便とは|公務ではどのような場合に使うのか、作成方法は?

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内容証明郵便とは|公務ではどのような場合に使うのか、作成方法は?

1 内容証明郵便とは

 

内容証明郵便は、誰から誰あてに、いつ、どのような内容の文書が差し出されたかを謄本によって郵便局が証明するものです。通常、郵便物が「配達された事実」を証明する配達証明と組み合わせて用います。

 

2 使用する場合

 

特定の宛先に対して、特定の内容の文書が特定の年月日に差し出されて配達されたことを証明する必要がある場合、即ち、債権管理の場面においては、請求や督促、時効の中断のための催告、債権譲渡通知の対抗要件としての確定日付(民法467条U)などのために用いられる。

 

内容証明郵便には、通常、内容文書に記載の期限までに債務の履行がなされない場合、法的措置を採る旨等が記載され、事実上、送付先に対して債務の履行を促す効果を期待して送付されることも多い。

 

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3 書式等

 

内容証明郵便の謄本については、字数・行数が定められているので注意します。債権管理の場面で発送する内容証明郵便については、通常、内容文書と謄本を同一書式で作成します。

 

謄本は1行20字(記号は、1個を1字とする。以下、同じ。)以内、1枚26行以内で作成します。ただし、謄本を横書きで作成するときは、1行13字以内、1枚40行以内又は1行26字以内、1枚20行以内で作成することができます。

 

内容文書・謄本とも、用紙の大きさ、記載用具を問わないため、市販の内容証明用紙以外の用紙を用いても、また、コピーにより作成しても構わない。

 

4 手続き

 

内容文書1通に謄本2通(合計3通)を添えて、配達を行う郵便局の窓口へ提出します。内容文書1通を相手方へ送付し、謄本1通を郵便局が保管し、謄本1通が発信者に交付される。内容証明・配達証明は、書留扱いの場合のみ用いることができます。

 

5 (参考)電子内容証明郵便

 

内容証明郵便を電子化し、インターネットを通じて24時間受付けを行うサービスが行われています。インターネットでの24時間受付のため、郵便局へ出向く必要がなく、また、大量に異なる宛先へ同内容の文書を発送することができるので、大変便利です。しかし、本市町村がこれを利用するには規則を改正するなどの所要の措置が必要であり、課題ということになります。

 

 

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