支出命令書の作り方と作る際の注意点は?

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支出命令書の作り方と作る際の注意点は?

1 支出命令書の発行要件
支出命令書を発行するときは、収支命令者は、次の点に注意する必要があります。
@ 所属年度、支出科目、支出金額、債権者名、印鑑の正誤と支出の内容が法令や契約に違反しないかを調査します。
A 債権者の請求書を添付します。ただし、請求書を提出させることが困難な場合や、その他会計管理者が請求書を提出させる必要がないと認める場合は、支払額調書をもって代えることができます。
B 支出命令書は、原則として、節(細節で経理するものにあっては細節)ごと、債権者ごとに作成します。ただし、要件が合致すると集合の支出命令書を作成することができます。
C 1件の証拠書類で支出科目が2つ以上になる場合には、主な支出命令書に添付し、各支出命令書の摘要欄にその旨を記載します。

 

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2 集合の支出命令書
(1)? 債権者の集合
@ 支出科目も支払日も同じであるものは、2人以上の債権者を合わせて支出命令書を発行することができます。これを「債権者集合の支出命令書」と言います。

 

A 債権者集合の支出命令書には、債権者別明細書を添付しなければなりません。
B 発行できる要件は、下記によります。
ア 官公署等に対する払込み
イ 為替等による支払又は口座振替払により支出する経費
ウ 補助金、負担金及び委託金
エ 前三号に掲げるもののほか、会計管理者が必要と認める経費

 

(2)? 支出科目の集合
@ 節及び細節が同じ支出科目で、かつ支払日も同じであるものは、2つ以上の支出科目(事業名が異なる場合が多く使われます)を合わせて支出命令書を発行することができます。これを「科目集合の支出命令書」と言います。
A 科目集合の支出命令書には、科目別明細書を添付しなければなりません。

 

3 継続払・分割払の支払
@ 継続・分割による支払の対象となる経費は、月決めや、年度契約に係る経費、年間単価契約に係る経費、ガス・電気・水道・電話の料金でなどがあります。
A 総価契約を分割して支払う場合は、あらかじめ支払計画を定めておく必要があります。分割する回数ごとに支払額を決め、履行の完了を確認するつど、支出することとなります。

 

Q&A
住所が記載されていない請求書の取扱い
(問い)研究団体の会費の支出に当たり、支払金口座振替依頼書には住所が記入されているが、請求書には住所が記入されていない。この請求書を受理してもよいか。
(答え)受理できません。請求書は、正当債権者が作成したものでなければなりません。正当債権者であることを確認する方法として、次の事項が必要です。
@請求を表す言葉(例 請求書) A請求金額 Bあて名 C請求年月日 D債権者の住所、氏名と代表者の印 E請求の内容(件名)

 

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完了届のあて名
(問い)指示書に基づいて提出された完了届のあて先は、だれになるか。
(答え)契約担当者(契約権限者)です。通常、完了届は、契約担当者に対して提出されるものです。ただし、指示をした職員に対して提出された場合、つまり、あて名の前に「指示者」と書かれているときは、特に指示者に宛てたものとして受理してかまいません。

 

納品書・請求書のあて名
(問い)部・所長名により締結した契約の納品書・請求書のあて名は首長名か、あるいは契約担当者である部課長・室長名か。

 

(答え)契約担当者である部課長・室長名がよいです。首長は、その権限に属する事務の一部を、職員に委任して処理することができます。この場合には、首長は委任した事務の範囲内において、職務権限を失い、委任を受けた者がその職務権限を有することとなるのが正しい考え方です。

 

感熱紙で作成した見積書、納品書
(問い)感熱紙で作成した見積書、納品書が提出された。これらを支出命令書の添付書類としてよいか。
(答え)感熱紙で作成したものは、時間が経つと文字が消えますので、使用してはいけません。

 

物品購入契約の内訳書の要否
(問い)「内訳は別紙のとおり」とした見積書や請求書などの取扱いはどうしたらよいか。
(答え)見積書、請求書などへの「別紙内訳」は、全庁財務会計システム等を活用することによって、明確となります。従って、「別紙内訳」の取扱いは、事務の混乱と無駄を省くためにもできる限り行わないようにします。
国立病院から送付された請求書と納入告知書
(問い)国立病院から病院長名の請求書と、歳入徴収官国立○○病院事務長名の納入告知書の送付を受けた。支出命令書に添付すべき請求書はどちらか。
(答え)歳入徴収官が発行した納入告知書を添付します。

 

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4 債権者の確認、印鑑と代理権の調査
@ 支出を行うときは、債権者、印鑑、代理権などが正当であるかどうかを調査します。
A 債権者の印鑑の調査は、契約書の印鑑、印鑑証明書など、債権者を確認できる方法によって調査する必要があります。

 

Q&A
正当債権者の確認の方法
(問い)自治法第232条の5の「債権者」とは、例えば株式会社の場合は取締役など法人の代表機関に限定されるか。また、会社の内部の支店長あるいは業務課長名等で請求があった場合、権限の委任を証する書類を提出させるべきか。
(答え)権限の委任を証する書類を提出させる必要があります。
地方公共団体の支出は、債権者のためでなければ、これをすることができない(【自治法】第232条の5)旨が定められています。この「債権者のためでなければ」とは、債権者以外の者に対して支出することができないということではなく、その支出の効果が最終的に債権者に及ぶようにという意味です。
従って、地方公共団体が支出する場合には、正当債権者であるかどうかを確認したうえでなければ支払いができません。その確認の方法は、本人以外の場合は、例えば債権者から正規に代金受領の委任を受けた者、転付命令のあった場合の差押債権者(【民事執行法】第159条、第160条)、債権譲渡を受けた者(【民法】第466条)などを証する書面がなければ支払いしてはいけません。
質問の場合、いわゆる債権者はその株式会社ですが、誰が株式会社の代表機関であるかは、法人の内部組織によって定められます。一般的には、取締役会がその業務執行の代表機関となります。取締役会の決議によって定められた代表取締役(【商法】第261条第1項)がその権限を受任し、その実行に当たります。従って、通常は、株式会社が行う契約の対外的な法律行為は代表取締役名で行います。ただし、支払請求書が支店長名や業務課長名などである場合には、その者が代表取締役から正規に代金受領の委任を受けた者であるかどうかを証する書類を添付させ、それを確認したうえで支払うことができることとなります。

 

6 支出命令書の作成に当たっての注意事項
(1)? 所属年度と支出科目の欄
@ 所属年度
ア 年度の所属区分に注意します。
イ 出納整理期間中の支出命令書の発行は、3月31日までに支出負担行為がされていることが必要です。
ウ 所属年度の間違いは、出納整理期間中に多く発生しますので注意してください。
A 支出科目
ア 支出科目の選択に当たっては、予算見積書でよく確認を行ってください。
イ 実際の支出科目の決定にあたっては、支出内容が不法な支出とならないように、その支出科目に適合しているか確認の上、支出します。
ウ 事業名の選択に誤りがないか、確認を行ってください。

 

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(2)? 債権者
@ 債権者コード
ア 「債権者コード」を有している債権者が、口座振替払を行う場合は、「債権者コード」を、請求書に必ず記入する必要があります。
イ 「債権者コード」を有しない場合で、口座振替払を希望する時は、口座振替依頼書が必要です。(請求書に口座振替依頼書付のものでも可)
A 債権者名と口座名義名のフリガナ
ア 官公署と法人格を有する会社などの名称とフリガナ
(ア) その名称だけを記載します。
(イ) 「債権者コード」を有している債権者であれば、債権者コードを記入し、「フリガナ」 等の記入は不要です。
(ウ) 法人、営業所、事業を示す用語は、次のとおり略語を使用できます。
(法人)株式会社→カ、有限会社→ユ、合名会社→メ、合資会社→シ、医療法人→イ、財団法人→ザイ、社団法人→シャ、宗教法人→シュウ、学校法人→ガク、社会福祉法人→フク、相互会社→ソ
(営業所)営業所→エイ、出張所→シュツ
(事業)連合会→レン、共済組合→キョウサイ、信用組合→シンクミ、生命保険→セイメイ、海上火災保険→カイジョウ、火災海上保険→カサイ、健康保険組合→ケンポ、国民健康保険→コクホ、国民健康保険連合会→コクホレン、社会保険診療報酬支払基金→シャホ、従業員組合→ジュウクミ、労働組合→ロウクミ、労働金庫→ロウキン、生活協同組合→セイキョウ、食糧販売協同組合→ショクハンキョウ、農業協同組合→ノウキョウ、農業協同組合連合会→ノウキョウレン、経済農業協同組合連合会→ケイザイレン、漁業協同組合→ギョキョウ、漁業協同組合連合会→ギョレン、公共職業安定所→ショクアン
(記載例)株式会社○○商事△△営業所=梶宦寶、事△△営業所→カ)○○ショウジ△△(エイ

 

○○工業有限会社=○○工業(有)→○○コウギョウ ユ)
(注)フリガナは、マスの先頭から記入します。法人と営業所の略語の使用は、1つの取引先で1種類とします。
イ 法人格のない任意団体の名称
(ア) その団体の名称と代表者名を記載します。
(イ) フリガナは、団体名と代表者名を記載します。
(記載例)○○子供会 会長○○○○????? ○○コドモカイ カイチョウ○○○○

 

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ウ 個人の名称(個人経営の商店を含む。)

 

(ア) その個人の氏名、屋号を記載します。
(イ) フリガナは、氏と名の間は1字分空けます。
(ウ) 濁音と半濁音は、1字として1マスに記載します。
エ 委任がある場合の債権者名
(ア) 請求と受領を委任されている場合は、債権者欄には、受任者を記載します。正当債権者が、自己の分と他の者からの受任分とを含めて請求・受領する場合も同様です。
(イ) 受領のみを委任されている場合は、債権者欄には、正当債権者(委任者)とし、口座振込先を受領者(受任者)とします。
B 請求年月日
(ア) 請求書の請求年月日は、債権者が記載すべきものです。
(イ) もし、請求年月日の記載されていない支出命令書や請求書を受理してしまったときは、必ずその受理した年月日を、請求年月日として記載してください。
(ウ) 請求年月日を空欄のまま提出された場合は、その場で記載させるべきものです。

 

(3)? 請求書の印鑑・印影
@ 請求印の要件
ア 契約書の印鑑と同一であることを確認します。これは、契約と履行が同一人であることの確認となり、誤払いを防止するためです。これが、「正当債権者の印」です。
イ 法人等の場合では、代表者を表す印鑑でなければなりません。社印(社判)だけで代表者印のないものは、債権者の請求印として不適切です。
A スタンプ印の取扱い
スタンプ印(シャチハタネームなど)を使用した請求書は、ゴム印と同様の扱いで正式な印鑑として認められていません。次の理由によって受理しないでください。
ア 全く同じ印影になりえるため。
イ 押印の際に変形やインクのにじみが生じやすく、また、化学反応しやすいため。
ウ 正当債権者の確認ができなくなることがあるため。
B 印刷されている印影の取扱い
印影の印刷されている請求書は、次の理由で受理してはなりません。ただし、官公署等のものは、受理してもよいこととしています。

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ア 使用中の印鑑は、磨耗や破損を生じるため、印刷されたものと印影が異なることがあるため。
イ 契約時と同一の印鑑であるとの判断が困難になるため。
C 訂正印
ア 訂正印は、請求印と同一でなければなりません。
イ 金額を訂正する場合は、正当債権者の直接押印が必要です。

 

(4)? 職名の表示
@ 正しい職名
職名は正しく取り扱ってください。
ア 誤)○○第1小学校長 → 正)○○第一小学校長
イ 誤)○○部○○課 課長 ×××× → 正)○○部○○課長 ××××
ウ 誤)○○事務所 所長 ×××× → 正)○○事務所長 ××××
エ 誤)○○小学校 校長 ×××× → 正)○○小学校長 ××××
オ 誤)○○中学校 給与取扱者 主任 ×××× → 正)○○中学校 給与取扱者 ×
×××
(注)民間企業の役職の一般的な正誤の例を示すことはできませんが、正しい役職名を表示しないと、相手方の口座に入金できなくなるような事態も発生します。
A 請求書などのあて先の職名
あて先の訂正が発生すると、請求者の印鑑が必要になりますので、注意してください。請書などの契約に対する請求では「○○市契約担当者」宛が、訂正の必要が生じません。また、「○○市長 ○○○○」でも同様です。
(実例)副市長に対して、総務部長の事務取扱が発令された場合
正)○○市契約担当者 殿
正)○○市総務部長事務取扱 副市長 氏? 名 殿
正)○○市総務部長 殿? 「総務部長の職にあてた。」とみなせます。
誤)○○市総務部長 氏名 殿? 氏名が記名されていると、誤りとなります。
誤)○○市総務部長事務取扱 殿? 職名の表示が適切ではありません。
B 支出命令書の決裁欄の職名
ア 課長の職を、主幹や部長が事務取扱をする場合があります。この場合には、決裁欄にゴム印などで「事務取扱」と表示することがありますが、不要です。
イ 「事務取扱」が発令された場合は、「収支命令者・資金前渡受者の届出書」を提出することとなりますので、届出によって把握します。

 

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(5)? 押印欄の「代決」
ア 職務権限規程などで決裁権限者が不在の場合における代決について定めをおいています。しかし、収支命令者の場合は、規則で、その職の名を届出によって行っていますので、代決はありえません。不在が長くなり、収支命令者の事務取扱を行う場合は、不在期間中の事務取扱者の届出が必要です。
イ 同様に、支出負担行為者も代決はありえません。ただし、支出負担行為者か収支命令者としての定めのない係長決裁欄については、代決可能です。

 

(6)? 検査、確認、立会いについてQ&A
確認、検査、立会の印鑑
(問い)確認、検査、立会の印鑑は同一でもよいか。
(答え)それぞれ別の職員の印が必要です。

 

原材料費で購入した原材料の検査・確認
(問い)検査ではなく、確認でよいか。
(答え)原材料を購入する契約は、「検査員による検査を要しない契約」には当たりませんので、検査員の検査と押印が必要です。

 

末日が休日の場合の確認日
(問い)その月の末日が休日の場合、確認日はいつになるか。
(答え)その月の出勤した最後の日で確認します。また、翌月の初日に確認しても構いません。ただし、警備委託など履行期間が休日に影響しない場合の確認は、翌月の初日に行います。(年度末は除く)

 

年末・年始のプロパン・ガス料金の確認月日
(問い)プロパン・ガス料金の確認月日は、他の月では末日である。では、12月分は何日の納期、確認月日にするのか。
(答え)納期は12月31日、確認は1月4日とします。

 

年末・年始の新聞購読料の確認月日
(問い)新聞購読料の確認年月日については、12月以外は月の末日、12月は翌年の1月4日と指導された。確認月日を12月31日とした場合、誤りか。
(答え)年末・年始にかかる確認については、次のようにするのが一般的です。
履行月日=12月31日、確認月日=1月4日

 

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車検時の確認印と立会印
(問い)車検に要した役務費(自動車損害賠償責任保険料)と公課費(自動車重量税)の精算に当たって、確認印と立会印は必要か。
(答え)不要です。この保険料は、2年分を先に支払う前払金であり、その2年分の保険の履行は、車検の時点では終了していないので、確認できません。また、公課費は自動車重量税であるから、履行の確認を行うべき性格のものではありません。

 

(7)? 欄外及び摘要欄表示
欄外や摘要欄には、メモ、計算、伝言などの記載や表示をしてはなりません。必要があれば、付せんなどによってメモを付けてくだい。

 

(8)? 支出命令書の留め方
支出命令書には、請求書・口座振替依頼書を、左側2箇所をホッチキスで留めてください。 送付書類は別途とじて、支出命令書と同時に送付します。

 

(9)? 収入印紙に関する注意事項
収入印紙の消印の方法
(問い)契約書に印紙をはった場合には消印をするが、この消印は、契約書などに押した印でしなければならないか。また、契約者が数人いる場合には、その全員で消さなければならないか。
(答え)消印は印章でなくても署名でもよいとされています。従って、消印は、その文書に押した印でなくても、作成者、代理人、使用人、従業者の印章か署名であれば、どのようなものでも構いません。
ところで、消印は、印紙の再使用を防止するために行うもので、それに使用する印章は、通常印判と言われるもののほか、氏名、名称などを表示した日付印、役職名、名称などを表示したゴム印のようなものでも構いません。

 

署名は、自筆によりますが、その表示は氏名を表したものでも通称、商号のようなものでも構いません。また、印紙は、明瞭に消さなければなりませんから、一見して誰が消印したかが明らかとなる程度に印章を押すか署名することが必要で、かつ、通常の方法では消印を取り去ることができないようにしなければなりません。

 

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消印は、印紙の再使用の防止がその趣旨ですから、複数の人が共同して作成した文書であっても、その作成者のうちだれか一人の者が消せば有効です。
収入印紙のない領収書
(問い)市が受け取る領収書や契約書に印紙税法に定める印紙を相手が貼らなかった場合や後日になって貼られていないことが発見されたときは、貼るように通知すべきか。
(答え)貼るように通知すべきです。

 

医師などの作成する受取書と収入印紙
(問い)医師から治療費代31,000円の受取書を受け取ったが、収入印紙をはる必要はないか。
(答え)必要はありません。印紙税法の規定により、営業に関しないものは非課税となっています。営業とは、営利を目的として同種の行為を反復、継続して行うことです。医師等の行為は、商法上も社会通念上も営利行為としては見られていません。従って、この受取書は、営業に関しないものとして取り扱って構いません。
同じ趣旨で営業に関しない受取書として取り扱う職業には、歯科医師、歯科衛生士、保健師、助産師、あんま、マッサージ師、指圧師、はり師、きゅう師、柔道整復師、弁護士、弁理士、公認会計士、司法書士、税理士、不動産鑑定士、設計士、技術士、社会保険労務士などがあります。

 

自動車重量税の収入印紙
(問い)車検の手続のため、自動車重量税が3万円以上かかる場合、収入印紙が必要か。
(答え)司法書士事務所や陸運局の領収書の場合は、収入印紙は不要です。ただし、自動車会社の領収書で3万円以上の場合は、収入印紙が必要となります。

 

修繕料の支払に要する収入印紙
(問い)修繕料の支払に当たっては、いくらから収入印紙が必要になるか。
(答え)本体金額が1万円以上100万円以下で200円の収入印紙が必要です。

 

領収書に必要な収入印紙
(問い)収入印紙が必要になる領収金額は何円以上か。
(答え)税抜きの領収金額が3万円以上100万円以下の場合、200円の収入印紙が必要になります。ただし、報償費の場合は、営業に関しないものとして、収入印紙が不要になる場合もあります。

 

8 支出命令書、関係書類の送付
(1)? 送付すべき関係書類
@ 支出命令書は、支出の内容と経過を明らかにした決裁文書、検査文書か支出負担行為に係る債務が確定していることを確認できる書類その他の関係書類を同時に送付してください。
A 送付書類とは、具体的にはその支払に関する契約関係書類や支出決定原議などです。送付書類は、審査終了後に担当課に返送します。
B 具体的な送付書類を忘れないようにします。
C 添付書類及び送付書類において、添付・送付することによって事務に支障をきたす場合や困難な場合は、会計管理者などに協議することによって、省略することができます。

 

(2)? 支出決定原議の作成上の注意事項
@ 支出決定原議としての要件
支出決定原議は、全庁財務会計システムなどから作成する帳票です。支出決定原議では、支出科目、支出金額、経理方法などの項目は必須です。さらに、より適正な会計事務の運営を期するため、事業の内容、支出の目的・理由、支出の効果や根拠などについて記載してください。
なお、同システムを用いて支出の決定を行う前の段階で、別に事業実施原議を作成し、事業内容や予算規模などの決定などを行う場合は、文書管理システムなどによって行ってください。
A 会計方法の欄
公金の支出やその経理方法に関する根拠規定を記載します。

 

B 決裁日について
支出決定原議の決裁日は、これが支出負担行為日となります。また、原議の意思決定日ともなりますので、必ず記載してください。
C 間違えやすい漢字、よくある誤字
ア 誤字? 食料費→食糧費? 需要費→需用費? 報奨費→報償費? 原義→原議 名儀→名義? 資金前途→資金前渡 など
イ 略字? 才入→歳入? 卆業→卒業 など
ウ 仮名遣い、送りがな? 1万円づつ→1万円ずつ? 基ずき→基づき? 伴なう→伴う 行なう→行う? 下記のとうり、下記の通り→下記のとおり など
エ 省略? コミセン→コミュニティセンター など
オ 小数点やカンマ? 1.000円(千円)→1,000円? ¥50,30(50円30銭)→¥50.30− など

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