契約担当課に契約締結を依頼するときの注意点と流れ｜公務の契約事務

契約の種類や、金額によっては主管課で直接契約が出来ない場合があります。

 

基準は自治体によって異なりますが、そういった場合は契約係が間に入った契約になります。

 

契約係に契約締結依頼をする場合の注意点は以下の通りです。

 

�@ 予算がある
�A 事業執行するために必要がある
�B 余裕のある納期、工期を設定する（契約事務と契約履行に必要な期間）
ア 納期、工期を過ぎると、業者等が延滞違約金を負担することになる
イ 印刷等は、作業日数、校正日数を考慮する
�C 品名、規格等を正確に入力。仕様内容は設計概要に詳細に入力し、図面等がある場合は別紙を添付する。
ア 契約履行上、間違い・誤解が生じないようにするため
イ 型番を入れる場合は、メーカー名も入れる

 

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�D 業種目ごとに、品物をまとめる
（例）文具事務機、金物雑貨、電気製品、運動用具等
�E 予定金額の設定には、カタログ等で充分な調査をする
ア 下見積りはあくまで、契約価格の調査であるが、１社に偏らないようにする
イ 極力中小企業が履行可能なものとして、自治体内業者の受注機会拡大を配慮する
ウ 予定金額の秘密保持は厳重に（契約締結依頼書は、直接契約係に持参）
�F 特殊な物件で、物品を指定する必要がある場合は、製品指定に入力チェックをする。出力された「指定理由書」を添付する。
ア 製品を指定することにより、納入できる業者が１社になる場合は業者指定の理由もあわせて入力する。
イ 製品指定は例外措置（乱用を慎むこと。契約係が厳正にチェック）
�G 契約の性質または目的によって、業者を指定する場合は、指定理由に、その理由を詳細に入力する。出力された「指定理由書」を添付する。
ア 契約事務は競争入札が原則。（機能上、同等品かそれ以上のもので競争する）
イ 業者指定は例外措置（乱用を慎むこと。契約係が厳正にチェック）
�H 納入場所が数ヶ所になる場合は、「○○課指定の場所」「○○市指定の場所」のように入力し、実際の納入場所は、設計概要に入力するか別紙を添付する

 

 

 

契約係契約の流れ

 

�@ 契約内容の決定
・購入物品、委託する事業内容、借上げする機器等契約する内容を決める
・履行期間（いつまでに納品しなければならないか、事業はいつからいつまで行うか）を決める

 

�A 予定金額の設定
下見積を複数の登録業者から取るなどして、予定金額を設定する。

 

�B契約締結依頼書作成

 

・財務会計システムで契約締結依頼書を作成、部長決裁をとる
・契約係へ提出

 

 

 

ここまでを主管課が行います。

 

 

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以下を契約係が行います。
�C 業者選定
・仕様書等を確認し、不備がある場合は主管課へ連絡。
・資力信用などを考慮した上で、入札に指名する業者を複数選定する。
・決裁をとる。

 

�D指名通知及び仕様書渡し
指名業者に対し契約内容の説明書（仕様書、内訳書）及び入札の日時を、ＦＡＸ又は資料の引き取りにより通知する

 

�E 予定価格の設定
・予定金額をもとに、社会情勢などを考慮し、予定価格を設定する。
・決裁を取る。

 

�F質問の受付と回答、同等品の確認
指名業者から、その案件に関する質問を受付する。質問の内容によって、主管課へ回答作成依頼。質問の回答は全社へＦＡＸ。同等品の確認は主管課が対応。

 

�G 入札
入札手順は後述の※を参照。

 

�H契約締結決定伺書作成
財務システムに必要事項を入力し、契約締結決定伺書を出力する

 

�I 契約書作成
�@契約書、完了届等出力し、業者に渡す

 

�J 契約書受理
・契約書、完了届等を業者より受け取る
・契約書、契約締結決定伺書を決裁
・主管課へ一式を返却。

 

 

 

※入札の手順
�@指名業者の出欠を確認し、時間がきたら入札室のカギをしめる。
�A入札にあたっての諸注意を説明後、各業者に入札書の提出を求める。
�B１社ずつ入札書を開封し金額を読み上げる。
�Cあらかじめ設定している区の予定価格を確認する。
�D予定価格以下で最低金額を入れた業者を落札業者とし、落札宣言を行う。
�E落札業者に契約書の受け渡し方法、主管課の担当者を伝える。
特殊なケース
・予定価格以下で最低金額を入れた業者が複数あるときは、くじ引きで決定する
・１回目の入札で予定価格を上回ったときは、２回目の入札を行う
・２回目の入札も予定価格を上回ったときは、最低金額を入れた業者を残し、価格協議を行う。