公務員における契約とは?契約事務の基本

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公務員における契約とは?契約事務の基本

契約の概念

契約とは、私法上の法律効果を発生させる私法上の契約と公法上の法律効果を発生させる公法上の契約があります。

 

どちらも当事者間で約束を取りかわすことですが、通常、私達が「契約」と称しているのは、売買・賃借・請負等の私法上の債権契約だけを意味しています。

 

 

契約の成立

契約が成立するためには、「申し込み」「承諾」「合意」が必要です。

 

例えば、コンビニで買い物をするときは

 

「カップラーメンください」(申し込み)

 

「ありがとうございます。200円になります。」(承諾)

 

「はい分かりました。買います」(合意)

 

こんな具合ですね。

 

 

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契約自由の原則

基本的に契約は自由です。

 

つまり締結・相手選定・内容・方式は問いません。

 

つまり、口約束でも書類等でもOKということです。

 

ただし、国・地方公共団体が当事者の場合は、制約があります。

 

契約担当者個人の利益のために契約の締結をするのではなく、公益を目的に行うものであるため、主観によって自由に行うべきではありません。

 

つまり、競争入札が原則となります。

 

 

根拠法令は?

(1) 地方自治法第234条から第234条の3

 

(2) 地方自治法施行令第167条から第167条の17

 

 

基本的な考え方

基本的な考え方は自治体によって異なりますが、よくある例として以下のようなものが挙げられます。

 

(1) 公正性、経済効果の確保

 

(2) 市内産業の育成(市内業者の優先的取扱)

 

(3) 中小企業の育成

 

自分の自治体内の業者で履行できるものは自治体内業者に発注する。

 

これを基本としている自治体は多いですね。

 

特に物品購入契約にあたっては自治体内業者の受注機会を確保するため、次の点に留意し契約事務を進めます。

 

@ 極力、自治体内業者が取り扱える品物を選定します。

 

A 自治体内業者で取り扱える品物は自治体内業者に発注します。

 

B 下見積は自治体内業者から徴取します(メーカーからは見積書を徴取しません)。

 

C 見積合わせは、自治体内業者同士で行います。

 

 

特命契約を行う場合の事務処理方法

契約は競争入札により行うことが原則であり、特命契約はあくまでも例外的な方法です。

 

よって、特命契約をする場合には、合理的、かつ相応な『理由』が必要です。

 

また、特命契約であっても業者との価格交渉を十分行ったうえで、契約締結依頼を作成します。(契約担当者から価格交渉がある旨、予め業者に伝えてください。)

 

※プロポーザルによる審査結果も特命理由とすることができますが、業者選定にあたっては経済的合理性、効率性、費用対効果も含め、見積価格が適正であるかに留意して、価格面の評価も行います。

 

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競争性、公平性、公正性を確保するための留意事項

 

@ 物品購入の際は、原則製品指定は行わず、「同等品または同等品以上可」とします。

 

また、製品の機能や素材等を仕様書で定めるときは、その内容によって製品が限定されることがないように十分注意します。

 

特に業者が作成した仕様書は注意が必要です。

 

※製品指定をすることにより取扱業者が限定されてしまうと、競争性・公平性が阻害されてしまいます。

 

どうしても製品指定を行わなければならないときは、合理的かつ相応な理由が必要です。

 

また、その場合、指定理由書を必ず添付します。

 

 

 

A 同等品の確認について

 

同等品または同等品以上とは、『どの程度のもの』であるのかということも予め主管課で決定しておき、業者からの質問に回答できるようにしておきます。

 

 

 

B 年間単価契約の発注にあたって
発注が特定の業者に偏らないようにしてください。また、自治体共通の単価契約の案件で発注権限額を越える場合には、必ず総価契約の手続きを取ってください。

 

 

 

C 下見積りを取るにあたって
複数社(3社以上)から徴取し、特定の業者に偏らないようにします。
また、見積書を提出したことで発注が約束されたものではない、ということを依頼業者に伝えます。

 

 

その他の留意事項

@ 契約締結依頼の決裁期間も含め、契約の履行が可能な納期設定をしてください。特に、印刷は校正に要する日数も納期に含めてください。
A 予定金額が各主管課の契約権限を越えた場合には、必ず契約係に契約締結依頼をしてください。分割発注をすることのないようにしてください。
B 登録している業種では扱えない物品の購入等は行わないでください。
例)「文房具事務用品・図書」しか登録していない業者から災害備蓄用としてペットボトルの飲み物を購入することはできません。

 

 

契約の種類

総価契約と単価契約と概算契約

@ 総価契約:単価・数量及び契約金額(総価額)が確定されたうえで行う契約。地方公共団体の契約は総価契約が原則。
A 単価契約:内容または性質上その数量を確定できない場合に、その規格及び単位あたりの価格だけを決定する契約。例外的な契約。
B 概算契約:概算数量(金額)で契約し、数量確定後、清算することを前提にした契約。
※総価契約は契約締結が支出負担行為となり、単価契約は相手方への発注行為が支出負担行為になります。

 

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長期継続契約とは

債務負担行為を設定しなくても‥
@ 契約期間を複数年とする契約を締結できる
A 予算の議決前に事務手続きを行い、契約を締結できる

 

地方自治法改正
第234条の3(長期継続契約)
普通地方公共団体は、第214条の規定(債務負担行為)にかかわらず、翌年度以降にわたり、電気、ガス若しくは水の提供若しくは電気通信役務の提供を受ける契約又は不動産を借りる契約その他政令で定める契約を締結することができる。この場合においては、各年度におけるこれらの経費の予算の範囲内においてその給付を受けなければならない。

 

地方自治法施行令
第167条の17(長期継続契約を締結することができる契約)
地方自治法第234条の3に規定する政令で定める契約は、翌年度以降にわたり物品を借り入れ又は役務の提供を受ける契約で、その契約の性質上翌年度以降にわたり契約を締結しなければ当該契約に係る事務の取り扱いに支障を及ぼすようなもののうち、条例で定めるものとする。【平成16年11月追加改正】
※ 平成16年5月に改正されたことに伴い、従来の契約に加えて、「政令で定める契約」が長期継続契約の対象となった。

 

 

一般的な自治体における長期継続契約

長期継続契約を締結することができる契約を定める条例を施行している場合、仕様内容及び年度ごとの金額が複数年間変更のない契約(初年度は競争入札又はプロポーザル等で業者を決定し、翌年度以降は特命随意契約をしているような契約)のうち、次に掲げるような案件について長期継続契約ができるようにしています。
◆ 物品を借り入れる契約のうち、商慣習上複数年にわたり契約を締結することが一般的であるもの
【例】パソコンの賃貸借・電子複写機(コピー機)の賃貸借・自動車のリース 等
⇒契約期間として、最大5年間まで(上限)
◆ 役務の提供を受ける契約のうち、複数年にわたり経常的かつ継続的にその提供を受ける必要があるもの
【例】機械警備の保守・エレベータ等昇降機の保守・自動扉開閉装置の保守 等
⇒契約期間として、最大3年間まで(上限)

 

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年間契約と長期継続契約

@ 年間契約:会計年度独立の原則に基づき履行期間を年度内(1年間以内)と定めた契約。
A 長期継続契約:履行期間が長期(年度を越えて)にわたってする契約。
A−1 電気・ガス・水道等の供給を受ける契約、不動産を借りる契約等。
A−2 翌年度以降にわたり物品を借り入れまたは役務の提供を受ける契約で、その契約の性質上翌年度以降にわたり契約を締結しなければ、事務に支障のあるもの。

 

(参考)準備契約について
@の年間契約について、会計年度独立の原則により、年度開始前に入札や契約締結を行うことはできません。
しかし、4月1日に、契約締結しなければならない案件は多数存在します。

 

準備契約とは、入札等の契約締結に必要な処理を年度開始前に予算が議決されることを前提とした準備行為としておこなっている非常に例外的な処理です。

 

 

附合契約と準附合契約

@ 附合契約:法令・約款等の定めにより、契約当事者が具体的内容を協定することなく機械的・一律的に契約が成立する定型化された契約(電気・ガス(プロパンガスを除く)・水道・電話・放送受信・インターネット加入に関する契約)
A 準附合契約:準附合契約とは、附合契約に準ずる契約(共同印刷および共同購入契約・医師会および歯科医師会との医療検査等に関する契約・訪問指導等これらに類する契約)

 

 

契約権限と専決

契約権限

 

条例や規則で、契約の金額によって、誰の権限で結ぶことが出来るかが定められています。

 

例えば、「2,000万円以上の物品購入契約の場合は市長決裁が必要」「50万円以下の物品購入なら課長決裁でOK」と言った具合です。

 

自治体によって異なります。

 

 

専決

本来権限を持っている者の部下が、本来権限を持っている上司の名の下に、恒 常的に上司の権限を行使することで、あらかじめ、どの範囲まで専決できるかが条例、規則等で決められています。

 

簡単な業務を一々上司にうかがっていては事務効率が悪いためです。

 

専決も契約金額によって自治体ごとに定められています。

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